Mudanza oficina: Precio y Presupuestos

Tipos de mudanzas de oficina y precios

Mudanza de oficina local

El valor de la mudanza local de oficina se calcula tomando en cuenta factores como los servicios contratados. Estos, pueden ir desde el simple traslado o sumar embalaje, carga, descarga y desembalaje, limpieza de recintos e instalación de equipos. Además, se tiene que considerar la cantidad de metros a utilizar y cuántos kilómetros se deben recorrer.

De esta forma, para una mudanza de oficina dentro de una misma ciudad, el costo varía entre $50.000 y $350.000.  En tanto, dentro de una misma región, fluctúa alrededor de $100.000 y $630.000.

Mudanza de oficina nacional

Una mudanza de oficina nacional comprende el transporte de todos los materiales y objetos de trabajo, de una región a otra. Al ser un viaje que puede involucrar varios kilómetros, los expertos recomiendan que sea la empresa a cargo de la mudanza de la oficina, la que embale todo. Esto, porque habitualmente cuentan con seguros que responden ante posibles pérdidas o daños que se hacen efectivos sólo cuando es la misma compañía contratada la que se encarga de envolver los equipos.

En general, un traslado de este tipo requiere de una inversión de entre $350.000 y $2.500.000, dependiendo de la distancia y metros cuadrados utilizados.

Mudanza de oficina internacional

Una mudanza de oficina internacional, corresponde al cambio de implementos tecnológicos, mobiliarios y documentos de un centro laboral a otro, ubicado en un país distinto.

El valor de este traslado, que puede ser terrestre o aéreo o marítimo, se calcula por cantidad de cajas, metros cuadrados, distancia y peso. 

• Mudanza internacional de oficina vía aérea. Los bienes se trasladan por avión. Su costo puede sobrepasar los $5.000.000.
• Mudanza internacional vía terrestre. Se efectúa por camión. Su costo parte en aproximadamente $3.0000.000.
• Mudanza internacional marítima. Es una de las alternativas más económicas, su valor parte en $2.600.000, dependiendo del tipo de envío y espacio utilizado en el container que viaja a bordo del barco.

Servicios adicionales

Las empresas de mudanzas de oficina, en general, otorgan una serie de prestaciones adicionales según el tipo de contrato acordado. Algunas, se encargan de obtener desde el salvoconducto hasta la instalación o almacenaje de los muebles, mientras las nuevas dependencias se encuentran listas. De esta forma, se pueden convenir servicios como limpieza, montaje y desmontaje o embalaje y desembalaje, además de carga y descarga de maquinarias, equipos y tecnologías. 

Esto representa un costo adicional que puede ir desde $80.000 hasta $550.000, dependiendo del tipo de maquinarias y tiempo invertido.

¿Cómo elegir a una empresa para una mudanza de oficina?

• Cotizar en varias empresas

  Para elegir la empresa idónea, es recomendable cotizar en varias compañías, al menos en tres según los expertos. De esta forma, se pueden analizar los costos, servicios entregados, el tipo de vehículo utilizado, rapidez en la entrega, rutas y tipo de embalaje. Luego de estudiar a fondo cada cotización, se puede optar por aquella que entregue la mejor relación calidad-precio.

• Servicios y recomendaciones

  Para escoger la empresa más adecuada hay que tener en cuenta diversos puntos, como servicios ofrecidos, experiencia en este tipo de traslados, si se adaptan al presupuesto y si cumplen con los requerimientos específicos del traslado. Es recomendable conseguir antecedentes sobre la empresa y personas que van a estar directamente relacionadas con la mudanza. Es conveniente también hablar con quienes hayan utilizado el servicio con anterioridad, para saber qué tan responsables son y si recomendarían su contratación. Es importante no cerrar el trato, mientras no se verifique si la empresa cumple con todos los permisos y requisitos necesarios que garanticen su seriedad y buen comportamiento en el tema.

• Calidad del embalaje

  Es conveniente considerar, si se opta por un servicio que incluya embalaje, la calidad de las cajas y acolchados plásticos que se utilizarán para envolver todo el mobiliario y equipamiento. De esto depende que los bienes lleguen en buen estado a destino. Igualmente, es indispensable fijarse que, el documento o contrato de mudanza, cuente con los datos de la empresa, el inventario, el recorrido, la fecha del cambio y el precio.

• Consultar el tipo de vehículo y material utilizados

  Es recomendable que la empresa escogida, cuente con vehículos acondicionados. Es útil que se trate de camiones cerrados, para que tanto maquinarias delicadas y tecnológicas, puedan ser llevadas sin riesgo de recibir golpes externos. De esta forma, la empresa elegida para efectuar la mudanza de la oficina, debe brindar servicios y atención que se adapten a las necesidades particulares de cada traslado, tanto en el cumplimiento de los tiempos de traslado como en los requerimientos extras. Entre estos, se pueden mencionar limpieza de las dependencias de salida y llegada, embalaje, descarga y montaje de equipos.

Pasos para hacer una mudanza de oficina

1. Planificación

   Al menos seis meses antes de empezar es conveniente planificar paso a paso lo que se debe hacer. Se puede crear una Carta Gantt donde definir todos los puntos y plazos a cumplir. De esta forma, se pueden fijar las etapas previas como elaboración de presupuesto de mudanza, cotizar con empresas especializadas, inventario de todo lo existente en la oficina. 

2. Delegar responsabilidades 

   Es conveniente dar responsabilidades a los diferentes miembros de la empresa, designando a un encargado de la mudanza. Así, cada empleado sabrá qué hacer al momento del cambio. De lo contrario, se puede contratar a un coordinador de mudanzas que coordine con el equipo de mudanzas la entrega de muebles, instalación de IT y llegada al nuevo edificio, entre otros. Verificar el mobiliario, tecnologías, documentos que se trasladarán para determinar qué se llevará y que se eliminará. De ser necesario, se deben comprar cajas de cartón para embalar, cintas adhesivas, plumones y bolsas de basura. Así, cada caja al ser utilizada, puede ser rotulada con lo que lleva. 

3. Limpieza

   o acordarlo con la empresa de mudanza que también puede brindar este servicio.
   

4. Trámites 
   

   • Tras cotizar con diferentes empresas de mudanzas, se debe firmar un contrato en el que se estipule claramente fecha, hora y servicios que brindará.  Es importante confirmar que la entidad que estará a cargo del cambio, cuente con experiencia en este tipo de traslado y que cuente con seguros que respondan ante posibles daños o pérdidas en el equipo.
   • Igualmente, si no se cuenta con estacionamiento propio, es preciso revisar si es necesario solicitar un permiso especial, en el municipio local, para estacionar el o los camiones de mudanza. Lo mismo se debe hacer en la nueva dirección. 
   • Entre tres y cinco días antes del cambio, se debe sacar un salvoconducto. Este documento determina que no hay impedimento legal o contractual que impida la mudanza.

5. Mudanza

   Durante la mudanza, se deben coordinar tanto la persona a cargo de la mudanza, por parte de la oficina, como el responsable de la empresa a cargo. Verificar que la carga más delicada se encuentre adecuadamente embalada para el cambio. Se debe llegar al lugar de destino, antes que el vehículo de la mudanza. Así, se puede tener listo y preparado todo, para que se pueda instalar el mobiliario y tecnologías.

6. Llegada, descarga y montaje
   

   Una vez que los elementos lleguen a destino, deben ser descargados organizadamente, para facilitar su desembalaje y posterior instalación. Luego de esto, los empleados de la oficina, pueden revisar el funcionamiento de los equipos. Es necesario tener en cuenta que el tiempo transcurrido desde el inicio del traslado hasta que la oficina se encuentre montada y activa, puede ser de más de una semana, dependiendo del tamaño de esta y cantidad de personas que trabajen en ello.